RGPD formation

La loi « liberté de choisir son avenir professionnel » donne une obligation de certification Qualité afin de disposer des fonds de mutualismes, publics, OPCO… Cette certification est la certification Qualiopi.

1.1 Quelles sont les données personnelles utilisées ?

Les données des bénéficiaires collectées sont : nom, prénom, civilité, adresse email, numéro de téléphone, statut et le poste occupé. Dans le cadre de la loi précitée, il est aussi demandé d’identifier les personnes en situation de handicap. Ainsi ces données peuvent être conservées.

1.2 Quelles sont les finalités dont les données personnelles sont-elles utilisées ?

Ces données personnelles sont utilisées dans le cadre de la formation professionnelle effectuée au sein de l’entreprise en intra, inter ou à distance. Elles sont utiles pour l’exécution de la présente convention. Elles sont aussi utilisées pour des fins statistiques, réglementaires et légales pour le compte de l’état et des OPCO. Ces données nous permettent de mettre en œuvre la session de formation : envoi des informations liées à la formation, le contenu, les modalités d’accès, le positionnement pédagogique, et les compétences à acquérir et acquises ainsi que l’édition d’attestations de formation. Dans le cadre de la loi « liberté de choisir son avenir professionnel », nous pouvons aussi collecter des données sur le handicap d’un bénéficiaire afin d’adapter la prestation, les moyens, le matériel, le rythme…

1.3 Quelles sont les opérations réalisées avec ces données ?

Ces données sont utilisées pour vérifier l’identité des personnes se présentant aux formations, la préparation des attestations de fin de formation, ainsi que l’adaptation des prestations aux besoins spécifiques, notamment en cas de handicap.

1.4 Quels sont les destinataires des données personnelles ?

Ces données sont portées à la connaissance de nos collaborateurs. Un sous-traitant formateur peut aussi accéder à ces données dans le cadre de la réalisation de la formation. Les autorités de police, judiciaire, administrative ainsi que les Opérateurs de Compétences OPCO peuvent accéder à ces données dans le cadre de la prise en charge des coûts de formation.

Par ailleurs LOOTUS ACADEMY, s’engage à ne pas communiquer, transférer ou diffuser par quelque moyen que ce soit les données personnelles à des tiers autres que ceux précités. La transmission de ces données est réalisée pour : le respect d’une obligation légale ou réglementaire à laquelle LOOTUS ACADEMY est soumis, comme stipulé dans l’Article 6.1.c du RGPD ; l’exécution de votre contrat ou convention de formation ou l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande, en fonction de l’article 6.1.a du RGPD ou si vous donner votre accord explicite au titre de l’article 6.1.a du RGPD.

1.5 Quelle est la durée de conservation de ces données ?

Les données personnelles sont conservées pendant une durée conforme aux dispositions légales ou proportionnelles aux finalités pour lesquelles elles ont été enregistrées. Les durées de conservation peuvent varier :

• 10 ans après la fin du contrat ou convention ou dernier contact, concernant la nature contractuelle passée ou en cours : stagiaires / clients / bénéficiaires (Vérification administrative, facture, duplicata, attestation de présence, attestation de fin de formation ;
• 3 ans après le dernier contact : si la formation n’a pas été réalisée (sans engagement contractuel : convention, devis signé, contrat).

1.6 Quels sont les droits associés et comment les exercer ?

Vous disposez des droits suivants :

• Droit d’accès (Art. 15 du RGPD) : vous avez le droit de demander la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées, et le cas échéant, de demander l’accès à vos informations et données personnelles, par exemple en vue de connaître les catégories de données personnelles concernées ou le type de traitement dont elles font l’objet.
• Droit de rectification (Art. 16 du RGPD) : vous avez le droit de demander la correction de vos données personnelles inexactes.
• Droit d’effacement (Art. 17 du RGPD) : vous avez le droit de demander l’effacement de vos données personnelles sans retard excessif dans certaines circonstances, par exemple si vos données personnelles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies ou si vous retirez votre accord sur lequel leur traitement se fonde, selon l’Art.6.1-a. du RGPD et lorsqu’aucune autre base légale ne justifie un traitement.
• Droit à la limitation du traitement (Art. 18 du RGPD) : vous êtes en droit de nous demander de limiter le traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances, par exemple si vous estimez que les données personnelles vous concernant que nous traitons sont erronées ou illégales.
• Droit à la portabilité des données (Art. 20 du RGPD) : dans certaines circonstances, vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies, dans un format structuré, courant et lisible par machine, et vous avez le droit de transmettre ces informations à un tiers sans entrave.
• Droit d’opposition (Art. 21 du RGPD) : dans certaines circonstances, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles.

Les droits mentionnés ci-dessus peuvent être exercés, en justifiant de votre identité, sur simple demande écrite adressée par courrier à : LOOTUS ACADEMY – Délégué à la protection des données – 1 rue de la Terre Victoria, Parc d’affaires Edonia, Bâtiment C, 35760 Saint-Grégoire ou par courriel : academy@lootus.net.

Avant de répondre à votre demande, nous sommes susceptibles de vérifier votre identité et/ou vous demander de nous fournir davantage d’informations pour répondre à votre demande. Nous nous efforcerons de donner suite à votre demande dans un délai raisonnable et, en tout état de cause, dans les délais fixés par la loi. En cas de réponse insatisfaisante, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

Nous sommes susceptibles d’utiliser vos coordonnées pour vous contacter et vous proposer des offres de formation, en conformité avec la loi applicable et les clauses de la présente politique de confidentialité. Vous pouvez à tout moment vous opposer à ces sollicitations, selon des modalités qui dépendent du canal de communication que nous utilisons pour vous les adresser :

• Par voie électronique (email) : nous respectons les règles de l’article L.34-5 du code des postes et des communications électroniques qui prévoit le recueil préalable et exprès de votre consentement pour l’envoi de prospection commerciale par voie électronique. Exception : votre consentement exprès et préalable n’est pas obligatoire lorsque vous êtes déjà client de LOOTUS ACADEMY et que l’objet de notre sollicitation est de vous proposer des produits ou services analogues à ceux que nous vous fournissons déjà, ou si vous êtes un professionnel et que l’objet du message est en rapport avec votre activité. Dans tous les cas, vous avez toujours la possibilité de vous opposer à la réception de ces sollicitations en cliquant sur le lien de désabonnement prévu dans chaque email.
• Par téléphone : Si vous êtes un particulier et que vous ne souhaitez pas être contacté par téléphone, vous avez la possibilité de vous inscrire sur la liste d’opposition au démarchage téléphonique accessible sur le site www.bloctel.gouv.fr